Une gestion de projet efficace

Une gestion de projet efficace


Dans un environnement toujours plus exigeant, la capacité à délivrer un projet en temps et en heure, en respectant les budgets et en satisfaisant les attentes du client, est essentielle pour le développement de votre activité.

En effet, une entreprise qui ne respecte pas ses engagements ne parviendra pas à assurer sa survie.

Une gestion de projet rigoureuse doit donc être une priorité pour les entreprises qui souhaitent respecter le budget, réduire les risques, livrer un projet dans les temps et satisfaire leurs clients.

La gestion d’un projet est plus complexe que l’instauration de simples deadlines, accompagnée d’une répartition  des taches ou l’acquisition du  dernier outil à la mode.

Le succès d’une gestion de projet réside dans une approche collaborative  du processus de gestion du début à la fin. Il faudra s’assurer que les ressources humaines, le temps et le budget soient repartis de manière précise et les attributions / responsabilités clairement définies.

1 : Éviter les pièges

En utilisant les bonnes méthodes de gestion de projet, les entreprises peuvent éviter bien des problèmes. Par exemple, la mise en place d’une bonne communication évitera les pertes de temps et le non respect des “deadlines”.

Voici quelques tips à respecter  afin d’éviter les erreurs de débutant :

  • Bien identifier l’étendue du projet (périmètre)
  • Bien définir les objectifs
  • Respecter les deadlines (jalons)
  • Gérer les priorités
  • Maîtriser les temps passés
  • Faire appel à un chef de projet expérimenté

2 : Partir du bon pied

Pour des entreprises à taille humaine, le processus de fabrication peut être allégé,   la communication à l’intérieur de l’équipe projet moins contraignante car moins formalisée.

En revanche la préparation doit être menée avec rigueur, l’organisation clairement définie,  les bons outils mis en place. Faute de quoi,  le projet sera voué à l’échec.

Dans un premier temps il est nécessaire de bien identifier l’étendue du projet et les objectifs à atteindre. Souvent par manque de temps le cadrage du projet est fait trop  rapidement :  pour répondre aux demandes clients « pressés », beaucoup d’éléments du scope (périmètre) ne sont pas pris en compte.

Pour pallier ce manque de précision, vous pouvez faire le choix de majorer le budget du projet d’un pourcentage destiné à couvrir  les éventuelles zones d’ombres non détectées au départ.

Mais dans ce cas, vous risquez de ne plus être compétitif. Il est donc nécessaire de cadrer rapidement et précisément le besoin du client via :

  • Une compréhension fine de ses besoins et de ses  attentes.
  • Une définition faite en commun des objectifs et des points clés du succès du projet.
  • Une définition claire du périmètre, des spécificités et des fonctionnalités du projet

Sans parler de cahier des charges, il est nécessaire de cadrer le projet en demandant ou créant un brief précis qui sera validé par le client et qui servira de base de travail.

La meilleure solution est encore de programmer un rendez-vous ou un brainstorming téléphonique avec le client et l’équipe projet pour bien comprendre ses tenants et  aboutissants.

Bien sûr il y aura toujours une part du travail que vous n’aurez pas prévue. Il sera alors nécessaire d’avertir le client sur d’éventuels développements supplémentaires,  donc de coût,  et de l’informer de  vos tarifs journaliers.

3 : Monter une bonne équipe

Chez le prestataire, chaque projet doit avoir son chef de projet / directeur de clientèle attitré. Cette personne aura des compétences transverses et sera également l’interlocuteur principal du client.

Un bon chef de projet devra :

  • Savoir bien communiquer avec l’équipe
  • Savoir identifier les forces et faiblesses de chaque membre de l’équipe
  • Être rigoureux et organisé
  • Savoir résoudre les problèmes et conflits
  • Être capable de reconnaître ses erreurs
  • Accepter les retours de son équipe
  • Intégrer la notion « d’humain » dans le projet
  • Savoir déléguer

Les autres membres de l’équipe seront choisis en fonction de  leurs compétences respectives. Vous vous assurerez   qu’elles correspondent bien à celles requises par le projet.

Une bonne cohésion dans l’équipe sera maintenue tout au long du projet  afin d’anticiper des éventuels conflits.

4 : Encourager la collaboration

Une bonne gestion de projet commence par une bonne collaboration à la fois online et offline. Cette culture collaborative peut être instaurée uniquement si chaque membre de l’équipe joue le jeu : participe et partage ses idées.

Sans cet esprit de  collaboration et la mise en place des outils de communication,  il sera difficile pour votre équipe de s’échanger l’information et de répondre aux  demandes du client.

Les outils mis en place devront être  efficaces et simples à utiliser.

Pour encourager cette collaboration vous devrez :

  • Dés le début du projet, insister pour que les membres de l’équipe collabore et utilise les mêmes outils. Si besoin faire un rappel de leurs fonctionnalités.
  • Intégrer la notion de « porte ouverte ». Le chef de projet comme les membres de l’équipe doivent être accessibles et ouvert à la discussion.
  • Faire régulièrement des points, des brainstormings, pour récupérer les différents problèmes et les idées. Une réunion par semaine, le lundi, est un bon moyen de faire le bilan de la semaine passée et de prévoir la semaine en cours. Une autre réunion peut être envisagée en milieu de semaine dans les périodes de rush.
  • Ne pas oublier de féliciter l’équipe pour leur participation et leur implication dans le projet (quand cela est le cas bien entendu)

5 : Les outils collaboratifs

Les outils collaboratifs ne doivent pas être complexes. Suivant la taille du projet il est possible d’avoir un simple document sur Google Drive ou Dropbox. L’intérêt premier d’un outil de ce type est de centraliser l’information et générer un workflow par utilisateur. Il peut également être intéressant d’avoir un outil qui intègre le client. Celui-ci pourra suivre l’avancement de projet et réagir à des sollicitations de l’équipe dans les phases cruciales.

Il existe plusieurs outils aussi complets les uns que les autres pouvant intégrer jusqu’à la facturation.

Pour ma part j’ai eu l’occasion de travailler avec :

  • Mantis : Outil open source d’avantage orienté « Ticketing »
  • Redmine : Outil open source qui peut être personnalisé et regrouper plusieurs fonctionnalités d’échanges et de « Ticketing » (Un hébergement RubyOnRail est nécessaire)
  • Mavenlink : Solution SAAS payante intégrant beaucoup de fonctionnalités de partage et de workflow
  • Zoho project : Solution SAAS payante:  pour moi la plus complète. Cette solution intègre les systèmes de workfow, de tâches, de tickets, de suivi de temps, de forum, de chat et peut s’interfacer avec les outils Zoho CRM gérant la relation client.

Pour plus d’information sur ces outils, n’hésitez pas à me contacter.

6 : La Gestion de projet

Évidemment, la partie la plus essentielle d’un projet est sa gestion  en tant que telle. Nous avons vu plus haut quelques pièges à éviter mais pour moi le cœur d’une bonne gestion de projet réside dans la définition des priorités et la définition d’un bon Workflow.

Il est impératif de définir les priorités dès le début du projet. Certaines tâches sont forcément plus importantes ou essentielles que d’autres. Par exemple dans le cas de la création d’un site e-commerce, l’intégration du paiement est une tâche plus importante (dans le temps) que la mise en place du système de code promo. Définir les priorités vous permettra, en cas de retard, d’avoir une application fonctionnelle qui pourra être améliorée à posteriori.

Parlons ensuite du Workflow. Le Workflow est le processus de fabrication du projet. Il définit dans quelle ordre doivent être construites les différentes taches, par qui et dans quels délais. Celui-ci vous aidera à rester dans le droit chemin et à ne pas dépasser les deadlines. En général un workflow générique est construit pour un certain de type de projet en amont et est ensuite adapté aux spécificités clients.

Par exemple, et  toujours dans la cas d’une création de site e-commerce, nous aurons :

  1. Le cadrage
  2. La conception
  3. La création graphique
  4. La création technique
  5. La recette

A l’intérieur de la création technique on pourra organiser les tâches et définir les priorités. Le découpage graphique se situera donc avant l’intégration des contenus et des produits.

Pour vous aider à construire votre Workflow vous pouvez utiliser des outils comme Gantt Projet ou compter une nouvelle fois sur votre outil collaboratif (ex : Zoho project).

Enfin, la communication est pour moi l’élément essentiel d’une bonne gestion de projet :  L’équipe doit communiquer !

Le chef de projet doit être averti des ralentissements, des dépassements de budget et des problèmes rencontrés. Il doit être réactif et donc ne doit pas naviguer à l’aveugle.

7 : Les méthodes de gestion de projet

Il existe en effet plusieurs méthodes de gestion projet. La méthode AGILE est la plus connue mais aussi la plus contraignante. Pour moi elle ne concerne que les gros projets qui doivent mettre en place, dans une grande équipe, des outils des méthodes de suivi poussées.

Personnellement et vis à vis de la création de site les éléments de cet article suffisent à conduire un projet. J’ajouterai toute fois la notion de « Personas » que j’intègre souvent au début de la création de sites Internet.

Cette méthode consiste à définir des profils d’utilisateurs types et de leur attribuer nom, prénom, âge et comportement. Suivant le profil de chacun il faudra construire un parcours utilisateur distinct de celui des autres et essayer de répondre à chacun de leurs besoins. Les « Personas » sont la ligne directrice du projet et l’équipe doit constamment garder en tête leurs contraintes dans le processus de fabrication.

Conclusion

La gestion d’un projet est une opération  complexe. Toutefois, avec les bonnes méthodes,  de l’organisation, de la rigueur, et avec de bons outils,  il est possible de gérer efficacement une équipe et de mener à bien un projet, pour la plus grande satisfaction du client.

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